অফিশিয়াল ই-মেইল লেখার সময় যে ১০ বিষয় খেয়াল রাখবেন

যোগাযোগে সর্বাধিক ব্যবহৃত মাধ্যমগুলোর মধ্যে ই-মেইল অন্যতম। তাই ই-মেইল আদান-প্রদানে কিছু শিষ্টাচার মেনে না চললেই নয়। বিশেষ করে পেশাদার ই-মেইল লেখার ক্ষেত্রে কিছু বিষয় অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে।

চলুন জেনে নিই এই বিষয়গুলো-

পেশাদার ই-মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার

চাকরির জন্য আবেদন বা কোনো পেশাদার ব্যক্তির কাছ থেকে কোনো কিছু সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করার ক্ষেত্রে সবসময় এমন একটি ই-মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার করা উচিত যেখানে পেশাদারিত্ব ফুটে উঠে। অ্যাড্রেসে পুরো নাম বা নামের আদ্যক্ষর ব্যবহার করতে পারেন। যদি অনেক আগে তৈরি ই-মেইল অ্যাড্রেসে আপনার ডাক নাম বা অপ্রাসঙ্গিক কোনো শব্দ থেকে থাকে যা পেশাগত দিক দিয়ে একেবারেই অনুপযুক্ত, তাহলে অ্যাড্রেস পরিবর্তন করা উচিত।

সাবজেক্ট লাইনে মনোযোগ দেওয়া

ই-মেইলের যে অংশ প্রাপক মেইল পাওয়ার পরই দেখতে পান সেটি হলো সাবজেক্ট লাইন বা ই-মেইলের বিষয়বস্তু। তাই সবসময় সাবজেক্ট লাইনে ই-মেইলের মূল উদ্দেশ্য সংক্ষিপ্তভাবে লিখতে হয়। এক্ষেত্রে কোনো অস্পষ্ট বা বিভ্রান্তিকর বিষয় এড়িয়ে চলতে হবে।

সঠিক অভিবাদন ব্যবহার

ই-মেইলের উদ্দেশ্য এবং কাকে সম্বোধন করছেন তার ওপর নির্ভর করে প্রয়োজনীয় আনুষ্ঠানিকতা বা ফর্মালিটি মেনে চলতে হবে।  আনুষ্ঠানিক বা ফর্মাল ই-মেইলের ক্ষেত্রে 'ডিয়ার মিস্টার/ মিজ / ডক্টর'; অনানুষ্ঠানিক বা ইনফর্মাল ই-মেইল করতে গেলে 'হ্যালো বা হাই' এবং অন্যান্য বিষয়ের জন্য 'গ্রিটিংস বা গুড ডে' ব্যবহার করা যেতে পারে। ই-মেইল করার ক্ষেত্রে প্রাপকের পদবি ও নাম জানা থাকলে তা সঠিকভাবে ব্যবহার করার বিষয়টি অবশ্যই মনে রাখতে হবে।

সম্পাদনা করা

ই-মেইল পাঠানোর আগে অবশ্যই ব্যাকরণ, বানান ও বিরাম চিহ্নের ব্যবহার ঠিক হয়েছে কি না যাচাই করতে হবে। এ ছাড়া ই-মেইল লেখার সময় সংক্ষিপ্ত রূপ, সংক্ষিপ্ত শব্দ ইত্যাদির ব্যবহার এড়িয়ে চলতে হবে, যাতে পড়তে গিয়ে প্রাপকের বুঝতে অসুবিধা না হয়।

সংক্ষিপ্ত হওয়া ও ফোকাস ঠিক রাখা

ই-মেইল সংক্ষিপ্ত রাখা এবং ফোকাস ঠিক রাখার জন্য অপ্রয়োজনীয় বা অপ্রাসঙ্গিক তথ্য বর্জন করতে হবে। দীর্ঘ অনুচ্ছেদ এড়িয়ে চলতে হবে যাতে প্রেক্ষাপটের প্রাসঙ্গিকতা বজায় থাকে। এ ক্ষেত্রে সংক্ষিপ্ত করার জন্য বুলেট পয়েন্ট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা ব্যবহার করতে পারলে ভালো।

বিনয় বজায় রাখা

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি হলো ই-মেইলে যেন কোনো প্রকার অভদ্র বা আপত্তিকর শব্দ ব্যবহার না করা হয় এবং বিনয় বজায় থাকে। পেশাদারিত্বের জায়গায় ব্যঙ্গাত্মক, হাস্যরস এবং এ জাতীয় কোনো কিছুর ব্যবহারে প্রাপক ভুল বুঝতে পারে। ই-মেইলে 'অনুগ্রহপূর্বক বা প্লিজ', 'ধন্যবাদ বা থ্যাঙ্ক ইউ', 'দুঃখিত বা স্যরি', 'রিগার্ডস' ইত্যাদি শব্দ বিনয় প্রদর্শন করে৷

ফাইল সংযুক্তকরণে সচেতনতা

ফাইল সংযুক্ত করার আগে ই-মেইলের বার্তার সঙ্গে ফাইলটি প্রয়োজনীয় ও প্রাসঙ্গিক কি না নিশ্চিত হতে হবে। ফাইল পাঠানোর আগে ফাইলের আকার যাচাই করতে পারলে ভালো হয়।

দ্রুত উত্তর দেওয়া 

যত দ্রুত সম্ভব ই-মেইলের প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত। দ্রুত উত্তর দিলে প্রেরককে আশ্বস্ত করা যায়।

সিসি ও বিসিসির সঠিক ব্যবহার

একই সময়ে একাধিক প্রাপককে ই-মেইল পাঠাতে চাইলে সিসি (কার্বন কপি) এবং বিসিসি (ব্লাইন্ড কার্বন কপি) ব্যবহার করা যায়। যখন প্রয়োজন পড়বে কেবল তখনই এটি ব্যবহার করা উচিত। ই-মেইল অ্যাড্রেস গোপন রেখে বার্তা দিতে চাইলে বিসিসি ব্যবহার করতে হবে।

২ বার পরীক্ষা করা

সেন্ড বাটনে ক্লিক করার আগে ই-মেইল ২ বার আবার পড়ে পরীক্ষা করা উচিত। আউটলুক, জিমেইলের মতো বেশিরভাগ ই-মেইল পরিষেবায় বানান ও ব্যাকরণ যাচাইয়ের জন্য টুল ব্যবহারের সুবিধা থাকে।

অনুবাদ করেছেন আসরিফা সুলতানা রিয়া